Politique de confidentialité de Services financiers Leduc International Inc.

1. NOTRE RESPONSABILITÉ

   Services financiers Leduc International Inc. (« SFIL ») est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient, que leur conservation soit assurée par elle ou par un tiers quelle que soit la forme des documents (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre). À ce titre, SFIL prend les mesures de sécurité qui s’imposent pour protéger vos renseignements de manière proportionnelle à leur sensibilité, conformément à la présente politique de confidentialité (la « Politique »).

2. VOTRE CONSENTEMENT

   En visitant ou en utilisant le site web de SFIL (le « Site »), ou en communiquant autrement avec nous – par exemple, pour obtenir des services ou produits – vous acceptez d’être lié par la présente Politique et vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, communiqués, conservés et détruits conformément aux modalités qui y sont décrites.
   Vous comprenez que certaines fonctionnalités de notre Site ou de nos produits et services offerts ne pourront plus être accessibles ou seront restreints suivant votre refus ou le retrait de votre consentement d’être lié par la Politique.
   Les renseignements personnels de personnes de moins de 14 ans sont recueillis avec le consentement explicite et vérifié du titulaire de l’autorité parentale.

3. APPLICATION

   La Politique s’applique à l’égard de tous les renseignements personnels relatifs aux personnes concernées, incluant les visiteurs du Site, les requérants de nos produits et services, nos clients, partenaires, investisseurs et nos employés.

4. OBJET DE LA POLITIQUE

   Cette politique vise à protéger tout renseignement personnel détenu par SFIL et ses représentants dans le cadre de leur travail ou par des tiers.

5. LES RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS

   Les renseignements personnels sont ceux qui concernent une personne physique et qui permettent, directement ou indirectement, de l’identifier. Dans le cadre de notre pratique commerciale, nous pouvons notamment recueillir:

   • Vos renseignements d’identification : Noms et prénoms, Date de naissance, Adresse postale, Numéro de téléphone : domicile, cellulaire et bureau, Adresse courriel, Numéro d’assurance sociale, numéro national d’identification, Copie de pièces d’identité, incluant copie de votre permis de conduire et de votre passeport;
   • Vos renseignements professionnels actuels et antérieurs: les emplois, activités et antécédents des personnes concernées aux fins de la demande de résidence ou d’immigration ou de tout produit financier offert;
   • Vos renseignements financiers: copie de relevés bancaires, numéros de compte, preuves de l’actif net, états de compte mensuels de courtage en valeurs mobilières, déclarations d’impôts;
   • Renseignements de personnes contacts.
   
   

   Seuls les renseignements personnels nécessaires à la réalisation d’un objectif spécifique et identifié en lien avec notre mission peuvent être recueillis, et ce, même si la personne concernée y consent. Le consentement est donné de manière expresse dès qu’il s’agit de renseignements sensibles et lorsque la demande est faite par écrit, elle est présentée distinctement de toute autre information communiquée à la personne concernée.

6. LES FINALITÉS DE LA COLLECTE

   Nous vous demandons des renseignements personnels pour les fins suivantes, ainsi que pour les autres fins autorisées par la loi:

   • Établir et confirmer votre identité,
   • Communiquer avec vous,
   • Fournir et gérer les produits et services que vous nous demandez,
   • Comprendre vos besoins en matière de services financiers,
   • Déterminer votre admissibilité afin de vous recommander des produits et services financiers adaptés à votre situation,
   • Offrir l’emploi et maintenir la personne à l’emploi,
   • Obtenir des services et entretenir les relations avec des partenaires, émettre des factures, administrer des comptes, traiter des paiements et s’acquitter d’obligations contractuelles, y compris avec les institutions bancaires dans le cadre du prélèvement automatique,
   • Pour emprunter au nom des clients auprès d’une institution financière pour réaliser le placement admissible,
   • Pour les besoins internes du SFIL, y compris pour gérer ses relations avec nos employés, nos candidats à un emploi, nos partenaires et les tiers qui performent des mandats, contrats ou services pour nous,
   • Pour gérer les finances: comptabilisation de transactions, encaissement de revenus ou déboursés de dépenses,
   • Assurer le bon fonctionnement des produits et services de SFIL,
   • Assurer que les comptes de courtage des employés et entreprises du groupe n’effectuent pas de transactions ou d’opérations qui sont interdites par l’OCRI ou qui pourraient indiquer des conflits d’intérêts,
   • Perfectionner le Site et mieux répondre à vos besoins,
   • Répondre aux questions que vous pouvez avoir,
   • Collaborer avec des organismes de réglementation, dont l’OCRI et le Barreau du Québec,
   • Satisfaire aux exigences de la législation provinciale en matière de protection des renseignements personnels.
   • Représenter les clients investisseurs auprès du Ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (« MIFI »).
   
   

   SFIL s’assure que les renseignements personnels ne servent qu’aux fins pour lesquels ils ont été collectés, pour des fins compatibles ou lorsque l’utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée.

7. TÉMOINS DE CONNEXION (COOKIES)

   Nous utilisons des cookies pour vous aider à naviguer efficacement et à exécuter certaines fonctions. Vous trouverez ci-dessous des informations détaillées sur tous les cookies sous chaque catégorie de consentement.
   Les cookies classés comme « Nécessaires » sont stockés sur votre navigateur car ils sont essentiels pour activer les fonctionnalités de base du site.
   Nous utilisons également des cookies tiers qui nous aident à analyser la façon dont vous utilisez ce site Web, à stocker vos préférences et à fournir le contenu et les publicités qui vous intéressent. Ces cookies ne seront stockés dans votre navigateur qu’avec votre consentement préalable.
   Vous pouvez choisir d’activer ou de désactiver tout ou partie de ces cookies, mais la désactivation de certains d’entre eux peut affecter votre expérience de navigation.

8. MESURES DE SÉCURITÉ

   SFIL applique des mesures de sécurité très strictes pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès, utilisation, communication, modification non autorisé, perte, vol, ou toute autre atteinte à la sécurité des renseignements. Les renseignements recueillis sont protégés par des mesures de sécurité informatique raisonnables compte tenu de leur sensibilité.

   Nous disposons de divers systèmes de cybersécurité pour protéger électroniquement vos informations et conserver les copies physiques sous clé dans notre bureau. Les mesures de sécurité physiques et matérielles comprennent:

   • des bureaux à accès contrôlé et des classeurs verrouillés,
   • cartes d’accès,
   • un classement des renseignements personnels facilitant leur repérage,
   • la restriction de l’accès à vos renseignements personnels aux seules personnes qui ont besoin d’y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions,
   • signature d’engagement de confidentialité par les employés ayant accès aux renseignements personnels,
     des obligations contractuelles écrites avec les tiers qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels, les obligeant à protéger, par l’entremise de mesures de sécurité, la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et à les utiliser uniquement pour les fins du contrat, du mandat ou du service qu’ils exécutent.
   
   

   Les mesures de sécurité informatiques comprennent:

   • l’utilisation de mots de passe et de pare-feu,
   • un accès restreint à nos salles de traitement et de stockage des données,
   • un examen régulier de nos pratiques en matière de sécurité,
   • une mise à niveau régulière de notre dispositif technologique,
   • réseau sécurisé et hébergement sécurisé,
   • logiciel d’anti-virus,
   • authentification multifactorielle via l’Autorité des marchés financiers.
   
   

   Ces diverses mesures de sécurité font également l’objet de diverses formations et sensibilisation à l’interne, selon le besoin.

9. EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS

   SFIL s’assure que les renseignements personnels ou sensibles qu’elle collecte sont tenus à jour, exacts et complets. Pour ce faire, ses employées doivent notamment consigner les dernières dates auxquelles les renseignements sont corrigés, modifiés, ajoutés ou retirés.

10. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

    Les renseignements personnels ou sensibles sont détruits de manière sécuritaire lorsque l’objet pour lequel ils ont été recueillis est accompli ou anonymisés afin d’être utilisés à des fins sérieuses et légitimes, le tout conformément à notre calendrier de conservation.

11. DROITS D’ACCÈS ET DE RECTIFICATION

    Toute personne concernée par les renseignements personnels peut avoir accès gratuitement à ceux-ci, dans les limites prévues par la loi, en demander copie moyennant des frais raisonnables dont elle est préalablement informée. Elle peut en outre demander que soient rectifiés des renseignements personnels inexacts, incomplets, équivoques ou non autorisés par la loi.

    Pour exercer les droits d’accès et de rectification, la personne concernée doit justifier son identité à titre de personne concernée. La demande doit être adressée au Responsable de la protection des renseignements personnels par courriel ou par courrier aux coordonnées listées à l’article 14 de la Politique.

12. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À DES TIERS

    Les employés de SFIL peuvent avoir accès aux renseignements personnels détenus par SFIL, si cela est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

    Toute communication de renseignements personnels à un tiers requiert généralement le consentement des personnes concernées. SFIL peut cependant communiquer des renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées, notamment à ses mandataires, consultants, auditeurs externes, fiscalistes, institutions financières, agents d’immigration, au MIFI, à l’Organisme canadien de réglementation des investissements, aux préposés et fournisseurs de services qui ont besoin de ces renseignements dans le cadre de leur mandat ou de leur contrat.

    Toute communication de renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées doit faire l’objet d’une approbation spécifique du responsable de la protection des renseignements personnels de SFIL.

    SFIL peut ainsi communiquer à des tiers les renseignements personnels qu’il détient lorsque cela est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat à:

    • Des partenaires commerciaux et des tiers avec lesquels SFIL entretient des relations pour vous offrir des produits et services (y compris des concepteurs de logiciels fournisseurs de services de traitement de données, de gestion de documents), de même que les institutions financières pour l’obtention d’un prêt pour réaliser un placement admissible,
    • Une institution financière, de façon confidentielle et uniquement dans le cadre de la cession d’un droit de recevoir, faire un paiement ou nous permettre de vous offrir les produits et services demandés,
    
    

    Lorsque des renseignements personnels sont communiqués dans le cadre d’un mandat ou d’un contrat de service ou d’entreprise, SFIL s’assure que les conditions suivantes sont respectées:

    • Le mandat ou le contrat est confié par écrit;
    • Ce mandat ou contrat doit minimalement prévoir : (a) les mesures que le tiers doit prendre pour assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements qui lui sont confiés, (b) que les renseignements personnels confiés au tiers ne sont utilisés que dans l’exercice de son mandat ou l’exécution de son contrat, (c) que le tiers s’engage à ne pas conserver les renseignements personnels confiés par SFIL après la fin de son mandat ou de son contrat, (d) que le tiers s’engage à aviser le responsable de la protection des renseignements personnels de SFIL de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité qui lui incombent et (e) que le tiers s’engage à permettre au responsable de la protection des renseignements personnels de SFIL d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.
    
    

    Il est possible que vos renseignements personnels soient communiqués hors Québec dans le cadre de nos activités. Ces cas sont limités et servent principalement au paiement d’agents d’immigration situés à l’extérieur du Canada.

13. RETRAIT DU CONSENTEMENT

    Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels vous concernant en tout temps par l’envoi d’un avis écrit au responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels. Vous comprenez que certaines fonctionnalités du Site ou certains de nos produits et services ne pourront plus être accessibles ou seront restreints suivant le retrait de votre consentement relatif à la présente Politique.

14. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE (EFVP)

    SFIL procède à une EFVP des personnes concernées notamment avant d’entreprendre tout projet d’acquisition, de développement et de refonte de son système informatique impliquant des renseignements personnels et avant de communiquer des renseignements personnels à une personne ou à un organisme à l’extérieur de la province.

15. COORDONNÉES DU RESPONSABLE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET TRAITEMENT DES PLAINTES

    Toute personne visée par un renseignement personnel recueilli, utilisé, communiqué ou conservé par SFIL peut déposer une plainte à la Responsable de la protection des renseignements personnels en cas de manquement aux obligations prévues à la Politique. La plainte doit indiquer la nature des faits reprochés, le nom de la ou des personnes en cause, la date à laquelle l’incident s’est produit, ainsi que les attentes quant à l’issue de la plainte.

    SFIL examine toutes les plaintes relatives à la protection de la vie privée et prend les mesures appropriées pour les résoudre.

    Marie-France Leduc
    Responsable de la protection des renseignements personnels,
    4150 Sainte-Catherine West, Suite 328, H3Z 2Y5, Westmount
    [email protected]

16. MODIFICATION À LA POLITIQUE ET AVIS

    SFIL se réserve le droit de modifier en tout temps sa Politique. Dans ce cas, elle en avisera toutes les personnes concernées.